Top

Leven na de lockdown: het nieuwe vergaderen

We komen langzaam uit de lockdown, dus is het een kwestie van tijd tot alle kantoren weer als vanouds gevuld zijn. Tenminste, dat zou je zeggen. Maar werkend Nederland is het niet per se eens met dat plan. Het blijkt namelijk dat het thuiswerken bij een grote groep werknemers wel beviel.

Opzich is dat niet heel vreemd. De reistijd verdwijnt, en je werkdagen worden wat flexibiler. Denk bijvoorbeeld aan makkelijker je kinderen naar school brengen en ophalen, en pakketjes aannemen. Maar er zijn ook voordelen voor werkgevers. Een vol kantoor voorzien van elektriciteit, verwarming of airco’s kost ook geld. Zelfs het milieu lijdt minder door thuiswerken.

Nationale Vacaturebank en Intermediair hebben dan ook 1000 Nederlands gevraagd naar hun mening over thuiswerken. Het resultaat: 53 procent is er positief over. Uit onderzoek van het Kennisinstituut voor Mobiliteitsbeleid (KiM) blijkt dat een kwart van de mensen die meer zijn gaan thuiswerken verwacht dat in de toekomst te blijven doen.

Het thuiswerken zal misschien de reistijd laten verdwijnen, maar dat geldt niet voor vergaderingen. Hoe meer mensen van 9 tot 5 in hun eigen thuiskantoor blijven, hoe meer we online zullen moeten gaan vergaderen. En dat is voor sommigen nog even wennen. Je bent opeens afhankelijker van technologie, ziet elkaars lichaamstaal minder, en het nabespreken van een vergadering is ook minder vanzelfsprekend. Na een vergadering schakel je immers je webcam uit, en je bent weer alleen.

Vanwege de positieve reacties op thuiswerken is de kans dus groot dat we meer online zullen gaan vergaderen. Maar hoe zorg je er nu voor dat online vergaderen nog steeds net zo soepel en effectief verloopt als voorheen? Wij geven een aantal tips om je goed voor te bereiden op een online vergadering:

-Zorg dat je elkaar op een aantal manieren (online) kunt bereiken. Het risico bestaat altijd dat het communicatieprogramma, de webcam, de laptop of het internet het opeens begeeft. Weet hoe je iemand nog steeds kunt bereiken, mocht dit gebeuren. Het telefoonnummer van iedereen in je bezit hebben kan ervoor zorgen dat je direct de problemen kunt communiceren.

-Licht je fysieke omgeving in van je vergadering. Schrijf het op een bord in een gezamenlijke ruimte, hang een deurhanger aan je (gesloten) deur, roep het door de gang. Je voorkomt dat iemand uit het niks je kamer binnenloopt, of opeens net voor je deur gaat stofzuigen.

-Wees niet bang om na een vergadering één of enkele collega’s privé aan te spreken over de vergadering. Na een fysieke vergadering is deze grens heel laag, je loopt immers vaak tegelijk de ruimte uit (hé, kan ik je zo even aan mijn bureau spreken over zojuist?). Dit doe je minder snel na een videogesprek. Je moet immers weer actief contact opzoeken met de desbetreffende persoon. Je vraagt je dan al snel af of het wel daadwerkelijk zo belangrijk is. Ook als dat niet zo is, het zorgt voor wat onderlinge verbinding die je anders zou missen als mensen meer thuis werken. Het is dus ook goed voor het moraal.

-Gebruik nog steeds je lichaamstaal. Het is makkelijk om achter de barrière van een beeldscherm je wat minder actief op te stellen, maar lichaamstaal wordt nog steeds door je gesprekspartner opgepikt. Juíst nu is lichaamstaal belangrijk, omdat je elkaar minder goed ziet. Ook al ben je niet aan het woord, je kunt nog steeds instemmend knikken. Door met je hand te gebaren kunnen mensen zien dat je aan de discussie wilt bijdragen. En door een actieve houding aan te nemen zul je merken dat je ook makkelijker betrokken blijft bij de vergadering, in plaats van snel afgeleid te worden. Laten we eerlijk zijn, thuis word je immers makkelijker afgeleid dan in een (kale) vergaderzaal.

-Zorg dat je alle eventueel relevante bestanden voor handen hebt op je laptop. Iemand kan je altijd vragen om jouw beeldscherm te delen omdat jij in bezit bent van een dergelijk bestand. Het is vervelend als je dan nog diep in jouw digitale folders en mappen moet gaan duiken om dit bestand te vinden, zeker als er een aantal vreemde ogen dezelfde tocht door jouw files maken. Het is sowieso verstandig om altijd voorbereid te zijn op eventueel jouw beeldscherm delen. Kijk dus heel even of je her of der niet nog wat privé tabbladen open hebt staan.