Kun je de baas houden aan een mondelinge afspraak?

Tijdens een lunchafspraak bespreekt Jurgen (29) met zijn baas het aantal klanten dat hij binnen moet halen om zijn eindejaarsbonus te halen. Terug op kantoor baalt Jurgen: van de gemaakte afspraken is niets vastgelegd. Hij wil liever niet later voor vervelende verrassingen komen te staan, maar wil de goede relatie die hij en zijn baas hebben ook niet verstoren door hem het idee te geven dat hij het niet vertrouwt. Wat nu?

De Kenners
De manier waarop een afspraak gemaakt wordt, maakt niets uit voor de rechtsgeldigheid daarvan. Of je de afspraak nu mondeling hebt gemaakt, afspraken hebt gemaakt via WhatsApp of een contract hebt opgesteld en dat hebt laten ondertekenen: het is een afspraak. 

Jurist Charlotte Meindersma: ,,Iedere afspraak mag mondeling gesloten worden. Het lastige is dat je vaak niet kunt aantonen hoe zo’n afspraak precies tot stand is gekomen. Het is daarom altijd verstandig om het op papier te zetten. Andere ‘algemeen geldende’ afspraken kunnen ook in een huishoudelijk reglement of personeelshandboek opgenomen worden. Daar kun je naar verwijzen in je arbeidsovereenkomst. Dan zijn alle medewerkers daarvan direct op de hoogte.”

Mondelinge afspraken leiden in de praktijk vaak tot onenigheid. Meindersma: ,,Een mondelinge afspraak is veel sneller gemaakt, gemakkelijker en voelt minder ‘zwaar’. Wat belangrijk is in dit soort situaties, is dat iemand snel aan de bel trekt wanneer hij of zij het gevoel krijgt dat een afspraak niet wordt nagekomen. Bij een volgende afspraak is het dan slimmer om het wel gelijk op papier te zetten. En dat kan zo simpel zijn als in een e-mail. Wanneer je elkaar bijvoorbeeld op de gang hebt gesproken, kun je snel een mailtje opstellen waarin je de gemaakte afspraken nog eens herhaalt. Hoe belangrijker de afspraak, hoe meer je hierover moet vastleggen. Gaat het bijvoorbeeld over targets en bonussen, dan is het dus ontzettend belangrijk om alles vast te leggen.” 

Andries Bongers is HR-specialist bij HR-Kiosk. ,,Bij bedrijven die snel gegroeid zijn, ontstaan vaak problemen op dit gebied. Heel veel regelingen zijn niet duidelijk, en wanneer wel iets goed is afgesproken, is het niet duidelijk vastgelegd.”

Bongers: ,,Bij een afspraak die niet is nagekomen, zie je dat de nadruk steeds meer gelegd wordt op de verantwoordelijkheid van de werkgever. Ik zie wekelijks wel een arbeidsconflict dat terug te leiden is tot een niet vastgelegde afspraak. En wat je vaak ziet, is dat beide partijen naïef geweest zijn. De werkgever wordt aansprakelijk gesteld wanneer dingen niet goed geregeld zijn.”

,,Bij een conflict kan in een uiterst geval iemand ontslagen worden. Je hoopt natuurlijk dat het niet tot een ontslag hoeft te leiden. Daarom moet van te voren alles geregeld worden, zodat iedereen weet waar ze aan toe zijn. Wat moet je doen bij ziekte? Wat zijn de afspraken over verlof? Wat zijn de targets die gehaald moeten worden? Dat zijn zaken waar vaak veel onduidelijke afspraken over gemaakt zijn”, aldus Bongers.

De Oplossing
Bongers: ,,Een mondelinge afspraak is juridisch gezien gewoon een afspraak, maar wanneer er geen getuige bij is en één van de twee partijen de afspraak ontkent, heb je geen poot om op te staan. Afspraken moet je daarom dus altijd vastleggen.” Het is voor Jurgen dus slim om direct even een mail te sturen naar zijn baas, waarin hij hun gesprek kort samenvat. De gemaakte afspraken zijn op deze manier ook voor zijn baas duidelijk, en zijn achteraf makkelijker aan te tonen.

Meindersma: ,,Het belangrijkste is altijd om met elkaar in overleg te treden om alsnog de gemaakte afspraken duidelijk te krijgen. Het is belangrijk dat je er iets mee doet zodra je erachter komt dat er toch een misverstand is ontstaan. Heb je als werknemer het gevoel dat je bijvoorbeeld een bonus kunt mislopen, dan is het niet slim om je eerstvolgende beoordelingsgesprek af te wachten. Trek op tijd aan de bel.”

Meindersma: ,,Zijn er afspraken gemaakt over belangrijke zaken als salaris of bonussen, neem dan als werknemer ook de verantwoordelijkheid en vraag of het op papier gezet kan worden. Je wilt alles zo objectief mogelijk hebben. Mochten er misverstanden ontstaan, dan kun je bijvoorbeeld naar de leidinggevende van je leidinggevende en aantonen wat er afgesproken is.”