Optimistisch plannen: op papier past het net, in de praktijk lukt het nooit

Maar in de praktijk komt een van mijn afspraken te laat, heeft de trein vertraging én kan ik geen zitplek vinden, waardoor ik geen letter kan lezen. Die boodschap kan ik ook op mijn buik schrijven. Gevolg: ik kom onvoorbereid, gehaast en gestrest bij mijn vergadering aan…

Ik ben dan weer eens gevallen voor wat ze in de psychologie de ‘planning bias’ – de planningsfout – noemen. Hiermee wordt het fenomeen bedoeld dat mensen over het algemeen véél te optimistisch zijn in de tijd die ze plannen voor een activiteit. We plannen veel te krap. Dit gebeurt niet alleen als je niet weet hoe lang iets precies gaat duren, maar ook als je uit ervaring best kan weten dat het waarschijnlijk langer gaat duren. Bijvoorbeeld wanneer je jezelf blijft vertellen dat je best in vijf minuten een boodschap kunt doen bij de supermarkt, terwijl dit steevast tien minuten of een kwartier duurt.

De planningsfout levert problemen op als er ook maar iéts anders loopt – wat in de praktijk natuurlijk bijna altijd zo is. Treinen hebben vertraging, vergaderingen lopen uit, er komt een belletje tussendoor dat je echt moet nemen, je staat in een file. Het is net zoiets als met de verwachte aankomsttijd in je routeplanner: dit is de planning in het meest ideale geval, die je in de praktijk natuurlijk nooit haalt.

Een oplossing voor de planningsfout? Simpel. Tel 50 procent van de tijd op bij al je plannen. Dit werkt of het nu een afspraak, een vergadering of een langer lopend project is. Heb je bijvoorbeeld een uur met een klant afgesproken, reken dan in je planning anderhalf uur. Met zo’n buffer ben je in alle mogelijke gevallen gecovered. Als er namelijk iets misgaat in je planning heb je alle tijd om het op te vangen, dus ook dan blijf je ontspannen. En in het onwaarschijnlijke geval dat álles volgens plan verloopt heb je zelfs tijd over. En zeg nu eerlijk, wie wil dat niet?