Overvolle agenda? Zo kom je gracieus onder die afspraak uit

Soms zit er niets anders op dan kritisch te kijken naar je planning, en hier en daar een afspraak af te gaan zeggen. Dit betekent mogelijkerwijs dat jij je eigen behoeftes boven die van een ander moet stellen, ook al ben je dat misschien niet gewend. Er zijn veel mensen die dit onwennig of eng vinden – wat zal die persoon dan over mij denken? Toch is het belangrijk om te weten dat het mág. Soms moet je op de korte termijn een beetje egoïstisch zijn om het op de lange termijn vol te houden.

Afspraken afzeggen zonder mensen te schofferen of onbetrouwbaar over te komen is een edele kunst. Hierin zijn vooral belangrijk: timing en communicatie. Hoe eerder je aan ziet komen dat je agenda vol aan het raken is, hoe makkelijker het afzeggen van een afspraak is. Iets afzeggen op het allerlaatste moment kan zorgen voor wrevel.

Even belangrijk is hoé je de afspraak afzegt. Een afspraak afzeggen doe je bij voorkeur in een fysiek gesprek, of desnoods aan de telefoon. Hierbij is het de kunst je overweging uit te leggen, maar niet om medelijden te hengelen. Hou het neutraal en professioneel. Uit psychologisch onderzoek blijkt dat als je het woord ‘omdat…’ gebruikt in een verzoek, mensen sneller geneigd zijn dit verzoek te accepteren. Dit principe kun je ook toepassen op het afzeggen van een afspraak: ‘Het ziet ernaar uit dat ik onze afspraak van dinsdag een tijdje moet uitstellen, omdat ik momenteel veel werk moet doen voor een belangrijk project. Ik zou het dus liever op een moment doen dat het beter uitkomt’.

Natuurlijk geeft deze methode geen 100 procent-garantie. Wie wel eens afspraken afzegt – op werk en in de vrije tijd – krijgt af en toe irritatie of teleurstelling over zich heen. Dat is dan maar een keer zo. Maar wat misschien nog vaker gebeurt: de andere persoon vindt het eigenlijk ook wel relaxt!