‘Stop de e-mailterreur!’

En vaak genoeg komen onze mailverplichtingen nog bovenóp onze reguliere workload. Niet zo vreemd dat meer dan de helft van de mensen buiten werktijd reageert op werkgerelateerde e-mails.

Het is moeilijk voor te stellen dat e-mail begin jaren ’90 amper een rol van betekenis speelde. Dertig jaar later lijken we er zo ongeveer aan verslaafd. 

Onze e-mailverslaving trekt een flinke wissel op onze productiviteit. Alhoewel voor het merendeel van de mensen het beantwoorden van e-mails meestal niet eens in onze de taakomschrijving staat, zijn we er dus een flink deel van onze werkdag mee bezig. 

Hoe meer tijd we besteden aan onze mailbox, hoe minder tijd er overblijft voor de andere taken binnen ons werk. En terwijl we met die andere taken bezig zijn, loopt onze inbox weer vol. Met het beantwoorden van die mails leggen we op onze beurt weer beslag op de tijd van anderen en daarmee is het cirkeltje rond. E-mail, dat is eigenlijk een soort to-do list voor jou, maar dan beheerd door andere mensen.

Omdat je meteen kúnt reageren, hebben we nogal eens het idee dat we ook gelijk moéten reageren. Logisch gevolg: de stress van altijd standby moeten staan. Uit onderzoek blijkt echter dat werknemers die slechts een paar keer per dag naar hun mailbox kijken, productiever én gelukkiger zijn dan mensen die de hele dag door hun mailbox open hebben staan. Dit onderzoek suggereert ook dat je minder stress kunt ervaren door alleen maar minder naar je mail te kijken! En zeg nou eerlijk: is het écht noodzakelijk om ogenblikkelijk te reageren op al je inkomende mails?

Hoog tijd dus voor een nieuwe automatische mailbeantwoorder: ‘Op telefoontjes reageer ik binnen het uur, maar mail beschouw ik als iets dat best een dagje kan wachten. Dus als de tent in de fik staat, weet je wat je moet doen!’

Thijs Launspach is psycholoog en stress-expert. Hij schreef hierover het boek Fokking Druk (2018).