Wat te doen bij een cc-cultuur? ‘Stiekem komt er tegenwoordig van alles in de cc’

Jurriaan (25) is erg betrokken bij de organisatie waar hij werkt en is daarom lid geworden van de ondernemingsraad. Hij vindt het ontzettend leuk om op deze manier invloed te hebben op wat er gebeurt, maar er zit één groot nadeel aan: een continue stroom aan e-mails die zijn inbox binnenkomt. Ieder mailtje wordt via de cc-functie naar iedereen gestuurd. Jurriaan twijfelt: moet hij nu op ieder mailtje reageren? Of mag hij ook een aantal minder relevante mails negeren?

Bij het verzenden van een e-mail geef je uiteraard een geadresseerde op, maar je kunt ook één of meer personen in de cc zetten. De mail wordt dan direct verstuurd naar een derde, en de geadresseerde kan ook zien naar wie de mail allemaal verstuurd is. Deze functie wordt bijvoorbeeld vaak gebruikt om met één handeling meerdere mensen op de hoogte te stellen.

Marleen Kwast, Senior Trainer bij Meer Effect: ,,Hebben we het over een cc-cultuur, dan bedoelen we dat er eigenlijk te pas en te onpas mailtjes in de cc worden verstuurd. Ooit had cc enkel een informatief of administratief doel, maar stiekem komt er nu van alles in de cc. Sterker nog, er wordt ook vaak een mail in de cc verstuurd wanneer er actie verwacht wordt of wanneer een mail urgent is.” Dat terwijl voor veel mensen juist de regel geldt: wanneer je een cc ontvangt, wordt er geen actie van jou verwacht.

Al die mailtjes die binnenkomen, en niet altijd even relevant zijn voor jou, kunnen elke dag veel tijd kosten. ,,Wanneer je zoveel mailtjes binnenkrijgt, zit je iedere keer weer te zoeken aan wie die mail geadresseerd is, en wat er precies van jou verwacht wordt. Dat kost allemaal tijd”, aldus Kwast. 

Annemiek Tigchelaar, eigenaar van De Werkdrukverlager: ,,In een cc-cultuur sturen we een mail voor de zekerheid maar naar iedereen. Enerzijds omdat we niet zo goed weten naar wie de mail nou eigenlijk moet, anderzijds voor de zekerheid: je weet zeker dat je niemand vergeten bent. Je kunt het vergelijken met schieten met hagel. Als je een mail maar naar genoeg mensen stuurt, is er vast iemand die hem wel oppakt.” 

,,Ten slotte wordt cc gebruikt door mensen die zichzelf een beetje willen indekken. Je vraagt bijvoorbeeld iets aan een collega, en zet gelijk je leidinggevende in de cc. Wanneer jouw collega niets met je mailtje doet, kan jou in ieder geval niets verweten worden.”

Dat alles maar in cc zetten niet ideaal is, is steeds meer algemeen bekend. Tigchelaar: ,,Steeds meer mensen weten dat cc’s niet goed gelezen worden. Zo zijn er regels aangemaakt dat alle cc’s in een mapje verdwijnen en dan wordt dat mapje nog maar één keer per week even geopend. Plan B is dan om iedereen maar te adresseren: dat zie je steeds meer in bedrijven, en dan ben je nog verder van huis.”

Tigchelaar: ,,Probeer eens bij elkaar te zitten en samen tot een oplossing te komen. Hoe kunnen jullie met elkaar zorgen voor minder mail? Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat je alleen degene mailt voor wie de mail is, en de rest doet er niet toe. Dan hoef je je ook niet meer bezwaard te voelen als je niets met een cc doet.”  

Soms is dat mailtje sturen wél gewoon heel handig. Kwast: ,,Vergaderen is niet altijd de oplossing. Mail is asynchroon: wanneer je iets wilt mededelen, en daar hoeft niet direct op gereageerd te worden, is een mailtje ideaal.”

Kwast: ,,Maak van tevoren duidelijke afspraken met elkaar. Wat bewaar je voor de mail, wat bespreek je in een overleg en wanneer gebruik je de cc? Je zou kunnen proberen om altijd in de aanhef te zetten voor wie de mail is en wie waarom in de cc staat. Voor ontvangers is dat makkelijk, want die zien meteen waar het om gaat. Voor de verzender is het ook helder: kun je goed formuleren waarom iemand in de cc staat? Zo niet, dan kun je diegene er waarschijnlijk gewoon uithalen.”