Top

Handige communicatie tips. De dos en don’ts

De dos en don’ts van

Online vergaderen:

Mensen willen gezien, gehoord en gerespecteerd worden; ook tijdens een Teams of Skype vergadering.

Elke vergadering heeft andere regels, maar er bestaat een zekere basisetiquette die iedereen moet volgen om een soepele online meeting te realiseren. De volgende punten zijn inherent aan deze etiquette:

· Introduceer iedereen die deelneemt aan de vergadering, en geef iedereen een kans om er iets aan bij te dragen;

· Als anderen iets presenteren, staar je niet naar je telefoon;

· Onderbreek niemand (en vermijd het om tegelijkertijd te praten);

· Je werkt niet aan andere klusjes (zoals het lezen van e-mails) tijdens een online vergadering;

· Zorg ervoor dat je telefoon op stil staat en alle notificaties uitstaan;

· Zorg ervoor dat alle deelnemers in een rustige omgeving zitten, zonder onnodige afleidingen.

Samenvattend: gedraag je gewoon fatsoenlijk zoals je dat ergens anders ook zou doen. Zorg er in grote groepen voor dat iedereen ongeveer evenveel aan de beurt komt, wijs iemand aan om sturing te geven aan het gesprek en ga vooral respectvol met elkaar om.

Social media

Do

1. Vul je profiel in

Op elk socialmediakanaal kun je een profieltekst invullen. Wie ben je, wat doe je en waarom moet iemand jou volgen? Een volledig profiel, duidelijke accountnaam en een logo of profielfoto maken je geloofwaardig en betrouwbaar.

2. Wees jezelf

Er staat al zoveel content online, het is soms best moeilijk om onderscheidend te zijn. Afkijken bij je concullega’s is slim, maar word geen copycat. Wees trots op wat je doet en ontwikkel jouw eigen stijl. Authentieke content trekt meer volgers en content maken gaat je makkelijker af.

3. Post wat bij jouw merk past

Valentijnsdag, 1 april, Pasen, Comic Sans Dag, Kerst: er zijn genoeg dagen om op in te haken met je social content. Leuk en lekker actueel, maar houd het relevant. Vraag je bij elke post af of er wel een goede link is tussen het inhaakmoment en jouw merk? Past het onderwerp bij jouw merkwaarden en strategie?

4. Bedenk rubrieken en thema’s

Content maken gaat makkelijker als je met vaste rubrieken en thema’s werkt. Waarover kun je vaker iets delen? Denk aan elke maand een blog over jouw branche, elke week een kookvideo of kijkje achter de schermen. Bepaal hiervoor vaste momenten. Dan hebben je volgers steeds iets om naar uit te kijken.

5. Post consequent

Wil je meer betrokkenheid bij je account, dan moet je regelmatig zichtbaar zijn. Hoe vaak je per week of zelfs per dag moet plaatsen, verschilt per kanaal. En door wisselende algoritmes is de beste strategie ook steeds weer anders. Het draait tegenwoordig vooral om kwaliteit in plaats van kwantiteit. Je kunt beter iets minder vaak posten en dan meer aandacht besteden aan die content. Houd als maximum ongeveer 1 post per dag aan.

6. Plan vooruit

Consequent iets op social media zetten wil je wel, maar je bent al druk genoeg? Gelukkig bestaan er allerlei tools die posts automatisch voor je kunnen plaatsen. Denk aan Hootsuite, Buffer of Later. Je moet natuurlijk wel eerst even tijd investeren in het bedenken van de content. Maak een kalender waarin je bijvoorbeeld een maand vooruit werkt. Deze berichten kun je dan inplannen.

7. Kies 1 lay-out

Wat wil jij uitstralen met je account? Houd je content visueel aantrekkelijk. Trek daarin ook één lijn. Bijvoorbeeld door steeds een bepaalde compositie, kleur of een filter te gebruiken. Zo blijf je voor volgers herkenbaar op al je kanalen. Je kunt je eigen posts vormgeven in apps als Canva, Snapseed en VSCO.

8. Creëer interactie

Doe eens sociaal: ga het gesprek aan met je volgers. Daarmee boost je jouw bereik. Want als je veel interactie creëert laten socialmediakanalen je berichten aan meer mensen zien. Stel vragen aan je volgers, en laat ze bijvoorbeeld over iets stemmen of een raadsel oplossen. In je statistieken ontdek je op welke dagen en tijden je doelgroep vooral actief is.

9. Plaats de juiste content op elk kanaal

Elk socialmediakanaal heeft een eigen soort publiek. En overal heb je weer net een iets ander doel. Op het zakelijke netwerk LinkedIn deel je daarom andere content dan op Pinterest of Snapchat.

Weten wat wel en niet werkt? Dat moet je uitproberen. Blijf vooral je statistieken checken om te ontdekken welke content goed scoort bij je doelgroep.

10. Gedraag je

Op social krijg je soms te maken met discussies, gekke vragen, klachten en boze reacties. Blijf altijd aardig, ook al ben je het niet helemaal eens met een volger. Verwijder ook geen klachten, maar beantwoord ze netjes. Zo blijf je benaderbaar voor een groot publiek.

Don’ts op social media

1. Alleen maar zenden

Op social media doe je sociaal. Logisch. Je gaat het gesprek aan met je doelgroep en helpt volgers vooruit. Ga niet steeds dezelfde berichten herhalen of alleen maar reclame maken voor je eigen product. Dat worden je volgers snel zat.

2. Je eigen berichten liken

Je vindt je eigen posts natuurlijk leuk. Maar laat je volgers lekker zélf liken. Staat jouw naam eronder, dan komt dat wat wanhopig over. Gewoon niet doen. Check altijd onder welk account je ingelogd bent, zodat je niet per ongeluk je eigen berichten liket.

3. Spelfouten maken

Een foutje is zo gemaakt, maar spelfouten hebben een negatieve invloed op jouw imago, geloofwaardigheid en overtuigingskracht. Dubbelcheck altijd je uitgeschreven posts, of laat ze door iemand anders nalezen.

4. Hoofdletters en uitroeptekens gebruiken

SCHRIJF JE EEN POST IN HOOFDLETTERS DAN KOMT DAT SCHREEUWERIG OVER! Hetzelfde geldt voor een overdaad aan uitroeptekens! Als je met iemand praat, sta je ook niet de hele tijd te roepen! Probeer je enthousiasme over te brengen met tekst in plaats van uitroeptekens!

5. Veel tekst in een afbeelding

Jouw volgers moeten in minder dan een seconde geprikkeld worden. Voor een afbeelding met lappen tekst blijven ze niet hangen. Houd de tekst in je beeld kort en simpel.

6. Deel en win-acties

“Like en deel deze post en maak kans op product X!” Je krijgt gegarandeerd veel reacties van (nieuwe) volgers, maar pas op: er zitten regels aan dit soort acties. Op Facebook mag je bijvoorbeeld helemaal niet vragen om vrienden te taggen. En delen of liken mag geen voorwaarde zijn om te kunnen winnen. Facebook wil hiermee spam voorkomen. Check de richtlijnen van Facebook.

7. Likes of volgers kopen

Volgers of reacties kopen voor je account? Dat zijn alleen maar cijfertjes, geen echte geïnteresseerden in jouw merk. En het is niet zo chic. Focus liever op kwaliteit in plaats van kwantiteit. Een fanbase opbouwen kost tijd, maar je krijgt er uiteindelijk meer voor terug dan die paar zogenaamde volgers in Verweggistan.

8. Mensen ongevraagd in beeld brengen

Niet iedereen ziet graag zijn of haar hoofd op internet verschijnen. Maak je foto’s van mensen, vraag dan altijd even toestemming voor het gebruik ervan. Ook in het kader van de privacywet AVG.

9. Klanten negeren

Ga je het gesprek aan met je volgers, dan moet je ook iets doen met de reacties. Laat merken dat je blij bent met de respons en beantwoord vragen. Doe je dat niet dan kom je nep en ongeïnteresseerd over.

10. Alle kanalen inzetten

Ga niet op Snapchat, omdat al je nichtjes erop zitten. Maak een afweging per socialmediakanaal: waar zit jouw doelgroep? Past een kanaal bij jouw bedrijf en wat je wilt bereiken? Creëer vervolgens passende content voor ieder kanaal (zie Do #9).

Ben je niet verantwoordelijk voor de content maar alleen een gebruiker let dan ook op wat je waar plaatst. Je zult niet de eerste zijn die in de problemen komt vanwege foute grapjes, verkeerde foto’s, extreme overtuigingen of te hoog oplopende ruzies op de sociale netwerken. Het internet bewaart alles en kent geen onderscheid tussen zakelijk en privé.